Het vergoeden of ter beschikking stellen van kleding voelt vaak als een praktische afspraak. Toch blijkt dit in de praktijk regelmatig fiscale gevolgen te hebben. Want in veel gevallen ziet de Belastingdienst kleding gewoon als loon. Wanneer mag het onbelast? En waar moet je als werkgever op letten om problemen achteraf te voorkomen?
Vergoeden of verstrekken: meestal loon
Vergoed je kleding aan een werknemer, dan wordt die kleding eigendom van de werknemer. Hetzelfde geldt wanneer je kleding verstrekt. In beide gevallen ziet de Belastingdienst dit als loon.
Ook een vergoeding voor het reinigen van die kleding telt dan mee als loon.
Je kunt deze kosten aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Daarbij geldt wel de gebruikelijkheidstoets. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Ter beschikking stellen: eigendom blijft bij de werkgever
Stel je kleding ter beschikking, dan blijft de kleding jouw eigendom. In dat geval kan een nihilwaardering gelden, waardoor geen loon ontstaat.
Daarvoor moet aan drie voorwaarden worden voldaan:
- het gaat om werkkleding;
- de kleding wordt geheel of gedeeltelijk op de werkplek gedragen;
- de terbeschikkingstelling is redelijk.
Of iets redelijk is, beoordeelt de Belastingdienst per situatie. De feiten en omstandigheden zijn daarbij doorslaggevend.
Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, dan ontstaat alsnog loon en komt de vrije ruimte weer in beeld.
Wanneer is kleding werkkleding?
Kleding (en schoenen) geldt als werkkleding als aan minstens één van de onderstaande voorwaarden wordt voldaan.
(Bijna) alleen geschikt voor werk
Denk aan kleding die je buiten het werk niet draagt, zoals veiligheidsschoenen, een slagersschort of een doorwerkjas in de bouw.
Duidelijke beeldkenmerken van de werkgever
De kleding bevat zichtbare logo’s of beeldmerken van de werkgever met een gezamenlijke oppervlakte van minimaal 70 cm².
Kleding blijft achter op de werkplek
De werknemer draagt de kleding alleen tijdens het werk en laat deze aantoonbaar achter op de werkplek.
Uniform of overall
Is de kleding herkenbaar als uniform en wordt deze door een groep werknemers gedragen, dan kwalificeert deze als werkkleding. Ook losse onderdelen van een uniform vallen hieronder.
Verplicht op grond van de Arbowet
Kleding die verplicht is vanuit de Arbeidsomstandighedenwet, zoals veiligheidsschoenen, geldt altijd als werkkleding. De werknemer betaalt hiervoor geen eigen bijdrage.
Reinigingskosten
Geldt voor de kleding een nihilwaardering, dan mag je ook de reinigingskosten onbelast vergoeden. Deze kosten worden gezien als intermediaire kosten en vormen geen loon.
Praktijkvoorbeelden
Sportkleding met logo
Een sportclub stelt sportkleding en sportschoenen ter beschikking met een logo van 50 cm². De kleding kwalificeert niet als werkkleding. Onbelaste terbeschikkingstelling is niet mogelijk.
Nette broek voor het werk
Een werknemer ontvangt € 50 voor een nette broek. De broek blijft eigendom van de werknemer en vormt loon, ook als de broek alleen tijdens het werk wordt gedragen.
Kleding die op het werk blijft
Een modewinkel stelt kleding ter beschikking die verplicht op de werkvloer wordt gedragen en daar na werktijd achterblijft. In dit geval geldt de nihilwaardering en is geen sprake van loon.
Praktijkvoorbeelden
Of kleding onbelast kan worden vergoed of ter beschikking gesteld, hangt vaak af van details. Eigendom, gebruik en vastlegging maken het verschil.
Juist daarom is het verstandig hier vooraf goed naar te kijken. Dat voorkomt discussies met de Belastingdienst en naheffingen achteraf.
Twijfel je hoe dit binnen jouw organisatie zit, dan loont het om dit tijdig te toetsen.
