Veel bedrijven sluiten jaarlijks een aantal dagen of zelfs een volledige periode, bijvoorbeeld tussen Kerst en Oud & Nieuw of tijdens de bouwvak. Maar mag je als werkgever werknemers verplichten om hiervoor vakantiedagen op te nemen als er geen cao van toepassing is?
Het korte antwoord is: ja, maar alleen als je dit goed hebt geregeld. In deze blog leggen we uit wanneer je collectieve vakantiedagen mag aanwijzen, welke afspraken daarvoor nodig zijn en waar je als werkgever rekening mee moet houden.
Wat zijn collectieve vakantiedagen?
Collectieve vakantiedagen zijn dagen waarop een werkgever bepaalt dat (een deel van) het bedrijf gesloten is en werknemers verplicht vakantie opnemen. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijfssluiting tijdens de bouwvak, de kerstperiode of een brugdag.
Het gaat hierbij niet om extra vakantiedagen. De collectieve vakantiedagen worden afgeschreven van het bestaande vakantiesaldo van de werknemer.
Mag je zonder cao collectieve vakantiedagen aanwijzen?
Ja, dat kan. Een cao is daarvoor niet verplicht.
Wel is het belangrijk dat de werkgever hiervoor een rechtsgeldige schriftelijke afspraak heeft gemaakt. Deze afspraak kan bijvoorbeeld zijn opgenomen in:
- de arbeidsovereenkomst;
- een personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenregeling die onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst;
- een andere schriftelijke afspraak met de werknemer.
Ontbreekt een dergelijke afspraak? Dan kan een werkgever werknemers niet eenzijdig verplichten om vakantiedagen op te nemen tijdens een collectieve bedrijfssluiting.
Leg afspraken vooraf duidelijk vast
Om discussies te voorkomen is het verstandig om afspraken over collectieve vakantiedagen vooraf schriftelijk vast te leggen. Vermeld daarbij bijvoorbeeld:
- welke dagen of perioden als collectieve vakantie gelden;
- hoeveel vakantiedagen hiervoor worden gebruikt;
- hoe wordt omgegaan met nieuwe medewerkers die nog onvoldoende vakantiedagen hebben opgebouwd;
- wat gebeurt als de planning wijzigt.
Duidelijke afspraken zorgen voor transparantie en voorkomen onduidelijkheid achteraf.
Wat als een werknemer onvoldoende vakantiedagen heeft?
Een werknemer die nog niet voldoende vakantiedagen heeft opgebouwd, kan niet zonder meer worden verplicht om onbetaald verlof op te nemen.
In de praktijk zijn hiervoor verschillende oplossingen mogelijk, zoals:
- het opnemen van bovenwettelijke vakantiedagen;
- het opnemen van nog op te bouwen vakantiedagen, wanneer hierover vooraf schriftelijke afspraken zijn gemaakt;
- het toekennen van betaald verlof;
- het maken van individuele afspraken tussen werkgever en werknemer.
Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van de gemaakte afspraken en de situatie binnen de organisatie.
Nieuwe werknemers
Nieuwe werknemers beschikken vaak nog niet over een volledig vakantiesaldo. Houd hier rekening mee wanneer je collectieve vakantiedagen plant.
Door hierover al bij indiensttreding duidelijke afspraken te maken, voorkom je verrassingen voor zowel de werkgever als de werknemer.
Vergeet de informatieplicht niet
Werkgevers hebben een wettelijke informatieplicht ten aanzien van wettelijke vakantiedagen.
Dat betekent dat je werknemers tijdig moet informeren over:
- het aantal nog openstaande wettelijke vakantiedagen;
- de vervaldatum van deze dagen;
- de gevolgen wanneer de vakantiedagen niet op tijd worden opgenomen.
Wanneer een werkgever deze informatieplicht niet nakomt, kunnen wettelijke vakantiedagen niet automatisch vervallen. In dat geval blijven zij in beginsel nog vijf jaar opeisbaar.
Communiceer tijdig
Een collectieve vakantie heeft vaak invloed op de planning van werknemers. Informeer medewerkers daarom ruim van tevoren over een voorgenomen bedrijfssluiting.
Goede communicatie geeft werknemers voldoende gelegenheid om hun vakantieplanning hierop af te stemmen en voorkomt onnodige vragen of discussies.
Conclusie
Ook zonder cao kun je als werkgever collectieve vakantiedagen aanwijzen, mits hiervoor een duidelijke schriftelijke grondslag bestaat. Denk bijvoorbeeld aan een bepaling in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.
Door afspraken vooraf goed vast te leggen, werknemers tijdig te informeren en rekening te houden met medewerkers die nog onvoldoende vakantiedagen hebben opgebouwd, voorkom je juridische problemen én creëer je duidelijkheid binnen de organisatie.
Twijfel je of jouw arbeidsovereenkomsten of personeelshandboek voldoende basis bieden voor collectieve vakantiedagen? Neem gerust contact op met Fliandersz. Wij denken graag met je mee.
