Het aannemen van je eerste werknemer is een belangrijke stap voor een onderneming. Tegelijkertijd brengt het ook nieuwe verplichtingen met zich mee. Zodra iemand bij je in dienst komt, krijg je te maken met arbeidsrechtelijke regels, loonadministratie en werkgeversverplichtingen.
Door vooraf te weten wat er geregeld moet worden, voorkom je fouten en zorg je voor een goede start van de arbeidsrelatie.
Wanneer ben je officieel werkgever?
Je bent officieel werkgever wanneer iemand arbeid voor je verricht en daarvoor loon ontvangt. Daarbij is er sprake van een gezagsverhouding: je werknemer voert werkzaamheden uit onder jouw leiding.
Is aan deze voorwaarden voldaan, dan gelden de regels voor arbeidsovereenkomsten en loonadministratie.
Stap 1: Leg afspraken vast in een arbeidsovereenkomst
De arbeidsovereenkomst vormt de basis van de werkrelatie. Hoewel een mondelinge overeenkomst juridisch mogelijk is, is het verstandig om afspraken schriftelijk vast te leggen.
In een arbeidsovereenkomst staan onder andere:
- gegevens van werkgever en werknemer
- functie en werkzaamheden
- ingangsdatum van het dienstverband
- soort contract (bepaalde of onbepaalde tijd)
- loon en uitbetalingstermijn
- werktijden en vakantiedagen
- opzegtermijn en eventuele proeftijd
Afhankelijk van de functie kunnen ook aanvullende afspraken worden opgenomen, zoals een concurrentie- of relatiebeding.
Stap 2: Breng de totale loonkosten in beeld
Het brutoloon is slechts een deel van de totale kosten van een werknemer. Werkgevers betalen daarnaast onder meer:
vakantiegeld
sociale premies
premies werknemersverzekeringen
eventuele pensioenbijdragen
De totale loonkosten liggen daarom meestal aanzienlijk hoger dan het brutoloon dat een werknemer ontvangt.
Stap 3: Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst
Wanneer je voor het eerst personeel aanneemt, moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Vanaf dat moment ben je verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van loonheffingen.
Daaronder vallen onder andere:
loonbelasting en premie volksverzekeringen
premie Zorgverzekeringswet
premies werknemersverzekeringen
De Belastingdienst verstrekt na registratie informatie over de verplichtingen rondom loonheffingen.
Stap 4: Richt een personeels- en loonadministratie in
Als werkgever ben je verplicht een administratie bij te houden van je werknemers en hun salaris. Dit bestaat onder andere uit:
de loonstaat
de loonstrook
de jaaropgave
Een correcte administratie is belangrijk voor zowel de werknemer als de Belastingdienst.
Stap 5: Controleer verzekeringen en verplichtingen
Wanneer je personeel in dienst neemt, veranderen ook de risico’s voor je onderneming. Het kan daarom nodig zijn om bestaande verzekeringen aan te passen of nieuwe verzekeringen af te sluiten, bijvoorbeeld voor ziekteverzuim.
Daarnaast moet je rekening houden met verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en verzuimbegeleiding.
Stap 6: Controleer de identiteit van je werknemer
Voordat een werknemer begint, moet je zijn of haar identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Je bent verplicht een kopie hiervan in de administratie op te nemen.
Ook moet je zorgen dat de werknemer correct wordt opgenomen in de loonadministratie.
Een goede voorbereiding voorkomt problemen
Het aannemen van de eerste werknemer brengt nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Door vooraf te zorgen voor een duidelijke arbeidsovereenkomst, correcte administratie en inzicht in de loonkosten, leg je een goede basis voor het werkgeverschap.
Een zorgvuldige voorbereiding helpt om misverstanden en administratieve fouten te voorkomen.
