Steeds meer organisaties bieden werknemers de mogelijkheid om hun arbeidsvoorwaarden flexibeler in te richten, bijvoorbeeld via een cafetariaregeling of een persoonlijk keuzebudget. Daarmee kunnen werknemers hun beloning beter afstemmen op hun persoonlijke situatie én kan een belastingvoordeel ontstaan.
Voor organisaties gaat flexibele beloning verder dan administratieve rompslomp. Het kan bijdragen aan tevredenheid, betrokkenheid en kostenbeheersing. Tegelijkertijd vraagt het om duidelijke keuzes en goede vastlegging. In deze blog lichten we de effecten van flexibele beloning toe, zowel voor werkgevers als werknemers.
Wat is flexibele beloning?
Flexibele beloning houdt in dat werknemers invloed krijgen op de samenstelling van hun arbeidsvoorwaarden. Zij kunnen keuzes maken die aansluiten bij hun levensfase en persoonlijke doelen. Zo kan een werknemer met jonge kinderen kiezen voor extra verlof of kinderopvang, terwijl een andere werknemer zijn budget inzet voor een fiets of extra pensioenopbouw. Ook richting het einde van de loopbaan kan flexibele beloning aantrekkelijk zijn, bijvoorbeeld door extra vakantie op te nemen ter voorbereiding op minder werken of eerder stoppen.
Cafetariaregeling en keuzebudget: wat is het verschil?
Zowel een cafetariaregeling als een persoonlijk of individueel keuzebudget zijn vormen van flexibele beloning, maar de werking verschilt.
Bij een cafetariaregeling ruilt de werknemer een deel van zijn brutoloon in voor een andere arbeidsvoorwaarde, zoals extra vakantiedagen of een onbelaste vergoeding. Het basisloon wordt hierdoor lager. Deelname is altijd vrijwillig; de werknemer kiest zelf of hij gebruikmaakt van de regeling.
Bij een persoonlijk of individueel keuzebudget ontvangt de werknemer naast zijn loon een budget dat hij naar eigen inzicht kan besteden. Er is geen sprake van uitruil van loon. De werknemer kan het budget inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of pensioen, of ervoor kiezen het periodiek of jaarlijks te laten uitbetalen. Deelname aan het keuzebudget is verplicht, maar de besteding ervan niet.
Effecten voor werkgevers
Het aanbieden van flexibele arbeidsvoorwaarden maakt een organisatie aantrekkelijker voor (potentiële) werknemers en vergroot de betrokkenheid bij het arbeidsvoorwaardenpakket. Daarnaast kunnen er financiële voordelen ontstaan.
Door het uitruilen van een brutoloon wordt het loon voor de premies werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet lager. Hierdoor zijn minder werkgeverslasten verschuldigd. Dit voordeel geldt alleen zolang het loon niet boven het maximum premie- en bijdrageloon uitkomt.
Ook werkt een lager brutoloon door in andere loongerelateerde betalingen, zoals vakantiebijslag. Gemiddeld besparen werkgevers door het uitruilen van loonbestanddelen ongeveer 25 procent van het ingeruilde brutoloon aan loonkosten.
Effecten voor werknemers
Werknemers kunnen door flexibele beloning hun netto besteedbaar inkomen verhogen. Door belast loon om te zetten in onbelaste vergoedingen of verstrekkingen besparen zij loonbelasting en premies volksverzekeringen. Gemiddeld levert dit een voordeel op van circa 45 procent.
Een lager belastbaar loon kan daarnaast gunstig uitpakken voor het recht op of de hoogte van toeslagen, zoals huurtoeslag, zorgtoeslag of kinderopvangtoeslag. Tegelijkertijd kan een lager inkomen nadelig zijn bij het aanvragen van een hypotheek of andere lening.
Wanneer het keuzebudget (deels) wordt uitbetaald, stijgt het brutoloon juist. Dit kan positief doorwerken in loonafhankelijke betalingen, zoals een dertiende maand, loondoorbetaling bij ziekte en uitkeringen van het UWV. Voor toeslagen kan dit juist een negatief effect hebben.
Doorwerking in uitkeringen en vakantiebijslag
Het uitruilen van een brutoloon verlaagt de grondslag voor bepaalde UWV-uitkeringen, zoals uitkeringen op grond van de Wet arbeid en zorg. UWV vergoedt deze uitkeringen op basis van het dagloon. Als dit lager wordt door uitruil, kan de uitkering lager uitvallen. Wanneer de werkgever het loon volledig doorbetaalt, kan dit extra loonkosten veroorzaken.
Ook de vakantiebijslag kan worden beïnvloed. Vakantiebijslag wordt berekend over het brutoloon in geld. Door uitruil kan de grondslag dalen, waardoor de vakantiebijslag lager wordt. Dit kan worden voorkomen door in de cafetariaregeling vast te leggen dat uitruil geen invloed heeft op de grondslag van de vakantiebijslag. Niet alle loonbestanddelen tellen overigens mee voor deze grondslag; winstuitkeringen en onkostenvergoedingen zijn bijvoorbeeld uitgesloten.
Administratieve lasten en WKR-risico’s
Flexibele beloning brengt extra administratieve lasten met zich mee. Denk aan de inrichting van het systeem, communicatie richting werknemers, begeleiding bij keuzes en verwerking in de loonadministratie.
Wanneer loonbestanddelen worden aangewezen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, bestaat het risico dat de vrije ruimte wordt overschreden. In dat geval is de werkgever 80 procent eindheffing verschuldigd over het bovenmatige deel. Daarbij geldt dat door uitruil van loon de fiscale loonsom daalt, waardoor ook de beschikbare vrije ruimte kleiner wordt en het risico op overschrijding toeneemt.
Nadelige effecten beperken
Werkgevers hebben de mogelijkheid om bepaalde nadelige effecten voor werknemers te beperken, mits dit correct wordt vastgelegd. Zo kan onder voorwaarden worden afgesproken dat de pensioenopbouw niet wordt beïnvloed door het uitruilen van loonbestanddelen.
Ook kan worden bepaald dat uitruil geen gevolgen heeft voor de hoogte van loon bij overwerk of de vakantiebijslag. Dergelijke afspraken moeten duidelijk worden opgenomen in de cafetariaregeling en worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop.
Medezeggenschap en juridische aandachtspunten
De invoering van een cafetariaregeling of keuzebudget betekent een wijziging van het beloningssysteem. Als de organisatie een ondernemingsraad heeft, moet deze worden betrokken bij de besluitvorming.
Daarnaast is jurisprudentie relevant. Zo oordeelde het Gerechtshof Den Haag in 2020 dat vakantiebijslag die maandelijks onderdeel uitmaakt van een keuzebudget, behoort tot het loon over die maand. Dit was van belang voor de toepassing van belastingvrijstellingen bij onder andere jubileum- en overlijdensuitkeringen.
Samenvattend
Flexibele beloning biedt kansen voor zowel werkgevers als werknemers. Het kan leiden tot hogere tevredenheid, fiscale voordelen en meer grip op arbeidsvoorwaarden. Tegelijkertijd vraagt het om zorgvuldige inrichting, heldere communicatie en goede vastlegging om ongewenste financiële en juridische gevolgen te voorkomen.
