In deze blog bespreken we de identificatieplicht en de verplichtingen die dit voor werkgevers met zich meebrengt. Werkgevers zijn namelijk verplicht de identiteit van werknemers vóór indiensttreding vast te stellen en een kopie van een geldig identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren. In deze blog lees je welke regels gelden en hoe je voorkomt dat je niet voldoet aan de wettelijke verplichtingen.
Wat is de identificatieplicht?
Iedereen van 14 jaar en ouder moet zich kunnen identificeren wanneer een bevoegde toezichthouder daarom vraagt. Dit betekent dat je een geldig identiteitsbewijs moet kunnen tonen wanneer een bevoegde toezichthouder daarom vraagt. In de praktijk betekent dit dat veel mensen hun identiteitsbewijs bij zich dragen.
Als je geen origineel en geldig identiteitsbewijs kunt of wilt laten zien, ben je strafbaar en loop je het risico op een boete. Het is belangrijk om te weten dat de identificatieplicht voor iedereen geldt, zonder uitzonderingen voor bepaalde groepen. Dit zorgt ervoor dat iedereen in openbare ruimten kan worden geïdentificeerd wanneer dat nodig is.
Verificatieplicht voor werkgevers
De verificatieplicht houdt in dat werkgevers verplicht zijn om het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding te controleren op echtheid en geldigheid. Dit geldt voor alle werknemers die in dienst treden, waaronder ook uitzendkrachten en buitenlandse werknemers. Het is essentieel om deze controle vóór de start van het werk uit te voeren.
Controleer altijd het originele identiteitsbewijs. Controleer ook of het identiteitsbewijs hoort bij de persoon die voor je staat. Een kopie of foto op een telefoon is hiervoor onvoldoende. Bij de controle van identiteitsbewijzen moet je letten op de echtheid van het document. Dit betekent dat je moet nagaan of het identiteitsbewijs niet vervalst, beschadigd of veranderd is. Als je twijfels hebt over de echtheid van een identiteitsbewijs, is het raadzaam om contact op te nemen met een specialist of de Koninklijke Marechaussee.
Bewaarplicht van identiteitsbewijzen
Maak een duidelijke en volledige kopie van het identiteitsbewijs. Hierop moeten onder meer de persoonsgegevens, pasfoto, documentnummer en het burgerservicenummer goed leesbaar zijn. Het is belangrijk om deze kopie in je administratie te bewaren voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Belastingdienst of de Nederlandse Arbeidsinspectie.
De bewaarplicht houdt in dat je deze kopie minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan, moet bewaren. Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, ben je niet verplicht om een nieuwe kopie te maken, zolang de originele kopie bij indiensttreding geldig was.
Loonheffingen en de administratie
Naast het controleren van de identiteit moet de werkgever de juiste persoonsgegevens verwerken in de loonadministratie. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van de gegevens uit het identiteitsbewijs.
Kan een werknemer vóór de eerste werkdag geen geldig identiteitsbewijs tonen? Dan moet de werkgever in beginsel het anoniementarief toepassen totdat de identiteit correct is vastgesteld.
Welke documenten zijn geldig?
- Nederlands paspoort
- Nederlandse identiteitskaart
- Nederlands Verblijfsdocument
- Paspoort of identiteitskaart uit een EU/EER-land of Zwitserland
- Geldig buitenlands paspoort, eventueel in combinatie met een verblijfsvergunning wanneer dat vereist is
Wat als een werknemer geen geldig identiteitsbewijs kan tonen?
Kan een werknemer vóór de eerste werkdag geen geldig origineel identiteitsbewijs overleggen? Dan moet de werkgever het anoniementarief toepassen. Hierbij wordt 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen ingehouden en mag geen rekening worden gehouden met de loonheffingskorting.
Gevolgen van het niet naleven van de identificatieplicht
Werkgevers die de identiteit van werknemers niet of niet correct vaststellen of vastleggen, lopen risico op sancties. Wanneer geen geldig identiteitsbewijs is gecontroleerd vóór de eerste werkdag, moet in beginsel het anoniementarief voor de loonheffingen worden toegepast.
Daarnaast kan de Belastingdienst correcties of naheffingen opleggen wanneer de loonadministratie niet aan de wettelijke eisen voldoet. Ook de Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhavend optreden wanneer werkgevers hun verplichtingen niet naleven.
Een correcte identificatie bij indiensttreding voorkomt onnodige risico’s en zorgt ervoor dat de loonadministratie voldoet aan de wettelijke eisen.
