Het overlijden van een werknemer is in de eerste plaats een ingrijpende gebeurtenis voor collega’s en nabestaanden. Tegelijkertijd moeten er ook administratief en juridisch verschillende zaken worden geregeld. Voor werkgevers en salarisadministratie betekent dit dat het dienstverband correct moet worden beëindigd en dat de financiële en fiscale afhandeling zorgvuldig plaatsvindt.
In deze blog zetten we de belangrijkste arbeidsrechtelijke en salarisadministratieve aandachtspunten op een rij.
Einde van het dienstverband
Volgens artikel 7:674 van het Burgerlijk Wetboek eindigt de arbeidsovereenkomst van rechtswege op de dag van overlijden. De overlijdensdatum geldt juridisch als de laatste dag van het dienstverband.
Vanaf dat moment moet een reguliere eindafrekening worden opgesteld. Deze eindafrekening bestaat onder meer uit:
- het nog verschuldigde salaris tot en met de overlijdensdatum
- de opgebouwde maar nog niet uitbetaalde vakantiebijslag
- de waarde van openstaande vakantiedagen
- eventuele andere opgebouwde vaste looncomponenten
Bij de uitbetaling van niet opgenomen vakantiedagen moet ook vakantiebijslag worden meegenomen. Fiscaal wordt de eindafrekening beschouwd als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking tot de datum van overlijden.
Correspondentie richting nabestaanden
De laatste loonstrook of eindafrekening kan voor nabestaanden confronterend zijn. Sommige salarissystemen bieden daarom de mogelijkheid om de tenaamstelling van correspondentie aan te passen naar bijvoorbeeld:
Erven van [achternaam werknemer]
Dit is uitsluitend een communicatieve aanpassing richting nabestaanden. Voor de loonadministratie en loonaangifte blijven de gegevens administratief op naam van de werknemer staan. Een zorgvuldige formulering helpt om onnodige verwarring of extra emotionele belasting te voorkomen.
De wettelijke overlijdensuitkering
Naast de eindafrekening moet de werkgever op grond van artikel 7:674 BW een overlijdensuitkering betalen aan de nabestaanden.
Hoogte van de uitkering
De wettelijke overlijdensuitkering bedraagt het loon over één maand na de dag van overlijden. In een cao kan een ruimere regeling zijn opgenomen.
Onder loon wordt verstaan:
- het vaste bruto maandsalaris
- structurele looncomponenten
- vakantiebijslag
Variabele loonbestanddelen worden alleen meegenomen wanneer zij een structureel karakter hebben.
Wie heeft recht op de uitkering?
De wet hanteert een vaste volgorde van gerechtigden:
de echtgenoot of geregistreerd partner
de minderjarige kinderen
degene met wie de werknemer in gezinsverband leefde en in wiens onderhoud hij of zij voorzag
Wanneer er geen gerechtigde is volgens deze volgorde, vervalt de verplichting voor de werkgever om de overlijdensuitkering te betalen.
Fiscale behandeling van de overlijdensuitkering
De overlijdensuitkering is fiscaal vrijgesteld tot een maximum van drie maandsalarissen.
Tot dat maximum is de uitkering onbelast. Wanneer een hogere uitkering wordt verstrekt, is het deel boven drie maandsalarissen belast met loonbelasting.
Over de overlijdensuitkering zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd.
Postuum loon
In sommige cao’s of arbeidsovereenkomsten staat dat het loon wordt doorbetaald tot het einde van de kalendermaand waarin het overlijden plaatsvindt. Dit wordt vaak aangeduid als postuum loon.
Er bestaat geen algemene wettelijke verplichting om loon tot het einde van de maand door te betalen. Alleen een cao of contractuele afspraak kan dit voorschrijven.
Fiscale verwerking
Postuum loon wordt fiscaal aangemerkt als loon uit vroegere dienstbetrekking. Dat betekent dat er wel loonbelasting verschuldigd is, maar geen premies werknemersverzekeringen.
Welke belastingtabel wordt toegepast, hangt af van het moment van verwerken.
Wanneer het postuum loon wordt opgenomen in de laatste loonaangifte van de werknemer zelf, kan de witte tabel worden toegepast. Wordt het bedrag in een latere aangifteperiode verwerkt en rechtstreeks aan de erfgenamen toegekend, dan wordt doorgaans de groene tabel toegepast.
In de praktijk wordt postuum loon vaak verwerkt in de laatste aangifteperiode van de werknemer, zodat toepassing van de witte tabel mogelijk blijft. Controleer altijd hoe dit binnen het salarissysteem wordt ingericht.ns uit de salarisadministratie en de loonaangifteketen. Dat beperkt de administratieve impact.
Overige administratieve aandachtspunten
Naast loon en uitkeringen moeten ook verschillende administratieve zaken worden afgerond. Denk bijvoorbeeld aan:
de correcte verwerking van de einddatum in de loonaangifte
afmelding bij de pensioenuitvoerder
melding bij eventuele verzekeraars, zoals ANW- of WIA-verzekeringen
controle op loonbeslagen of derdenbetalingen
Juist in deze situatie is zorgvuldigheid belangrijker dan snelheid.
Zorgvuldige afhandeling
Het overlijden van een werknemer vraagt om juridische precisie én menselijke zorgvuldigheid. Voor werkgevers en salarisadministraties betekent dit een correcte toepassing van wet- en regelgeving, duidelijke vastlegging van keuzes en respectvolle communicatie richting nabestaanden.
Door dit proces intern goed te organiseren, voorkom je fouten die later moeilijk te herstellen zijn.
