Een smartphone is voor veel werknemers onmisbaar geworden. Of het nu gaat om e-mailen, bellen, agenda’s beheren of het gebruik van zakelijke apps: een smartphone is vaak een essentieel hulpmiddel om het werk goed uit te voeren.
Maar hoe zit het fiscaal? Mag je als werkgever een smartphone onbelast verstrekken of vergoeden? En welke voorwaarden gelden daarvoor?
In deze blog leggen we uit wanneer een smartphone onbelast kan worden verstrekt en hoe de Werkkostenregeling (WKR) hierbij een rol speelt.
Wanneer is een smartphone onbelast?
Een smartphone kan onbelast aan een werknemer worden verstrekt of vergoed wanneer deze noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Hiervoor geldt het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium.
De werkgever beoordeelt of de smartphone redelijkerwijs nodig is voor een goede vervulling van de functie. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers die:
- regelmatig telefonisch bereikbaar moeten zijn;
- onderweg werken;
- gebruikmaken van zakelijke apps of planningssystemen;
- veel contact hebben met klanten of collega’s.
Wanneer de werkgever de smartphone noodzakelijk vindt, kan deze onbelast worden verstrekt of vergoed.
Het noodzakelijkheidscriterium
De Belastingdienst kent voor bepaalde hulpmiddelen een gerichte vrijstelling binnen de Werkkostenregeling. Smartphones vallen hieronder, net als computers, tablets en andere mobiele communicatiemiddelen.
Om gebruik te maken van deze vrijstelling gelden de volgende voorwaarden:
- de werkgever beoordeelt dat de smartphone noodzakelijk is voor het werk;
- de werknemer gebruikt de smartphone voor de dienstbetrekking;
- wanneer de noodzaak vervalt, geeft de werknemer de smartphone terug of vergoedt hij de eventuele restwaarde aan de werkgever.
Het privégebruik van de smartphone is toegestaan, zolang de werkgever de smartphone noodzakelijk acht voor de werkzaamheden.
Geldt er een maximumbedrag?
Nee.
Voor smartphones die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen, geldt geen maximaal aanschafbedrag. Er is dus geen vaste grens van bijvoorbeeld € 600.
Wel moet de keuze voor een duurder toestel redelijk zijn in verhouding tot de functie van de werknemer. De Belastingdienst kan beoordelen of de werkgever in redelijkheid heeft kunnen besluiten dat juist dat toestel noodzakelijk is.
Vergoeding of verstrekking?
Voor de fiscale behandeling maakt het weinig verschil of de werkgever:
- een smartphone koopt en aan de werknemer ter beschikking stelt;
- of de aanschafkosten van een smartphone aan de werknemer vergoedt.
Wanneer aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan, kan zowel een verstrekking als een vergoeding gebruikmaken van de gerichte vrijstelling. Hierdoor zijn de kosten onbelast en gaan deze niet ten koste van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.
Wat als de smartphone niet noodzakelijk is?
Is een smartphone niet noodzakelijk voor de functie, maar wil je deze toch aan een werknemer geven?
Dan zijn de kosten in beginsel loon. Je kunt er als werkgever voor kiezen om deze aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de Werkkostenregeling. De kosten komen dan ten laste van de vrije ruimte. Is de vrije ruimte volledig benut, dan betaal je als werkgever eindheffing over het meerdere.
Zorg voor een goede onderbouwing
Omdat de werkgever bepaalt of een smartphone noodzakelijk is, is het verstandig om deze keuze goed vast te leggen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een functieomschrijving;
- een ICT- of telefoonregeling;
- afspraken in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek.
Zo kun je bij een controle van de Belastingdienst onderbouwen waarom de smartphone noodzakelijk is voor de werkzaamheden.
Conclusie
Een smartphone kan volledig onbelast worden verstrekt of vergoed wanneer deze noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Daarbij geldt geen maximale aanschafprijs, maar de keuze voor het toestel moet wel redelijk zijn.
Door het noodzakelijkheidscriterium goed toe te passen en de gemaakte keuzes zorgvuldig vast te leggen, voorkom je fiscale verrassingen en maak je optimaal gebruik van de mogelijkheden binnen de Werkkostenregeling.
Twijfel je of een smartphone in jouw situatie onbelast kan worden verstrekt of vergoed? Neem gerust contact op met Fliandersz. Wij helpen je graag met een fiscaal correcte toepassing van de Werkkostenregeling.
