In deze blog bespreken we de mogelijkheden voor werknemers om hun tankkosten in het buitenland te declareren of af te trekken van de bijtelling van hun auto van de zaak. Het kan voordelig zijn om te weten hoe je deze kosten kunt optimaliseren, vooral als je regelmatig in het buitenland rijdt. We geven inzicht in de regels en procedures die van toepassing zijn, zodat je het maximale uit je bijtelling kunt halen.
Wat is bijtelling voor auto van de zaak?
Bijtelling is een fiscale regeling die van toepassing is wanneer je privé rijdt in een auto van de zaak. Dit betekent dat de waarde van het privégebruik van de auto wordt opgeteld bij je belastbaar inkomen. De hoogte van de bijtelling is afhankelijk van de catalogusprijs van de auto en het type brandstof, evenals de datum van eerste toelating.
Voor auto’s jonger dan 16 jaar geldt doorgaans een bijtellingspercentage van 22% van de cataloguswaarde. Voor volledig elektrische auto’s zijn er lagere percentages, afhankelijk van de catalogusprijs. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, hoef je geen bijtelling te betalen, mits je dit kunt aantonen.
Regels voor tanken in het buitenland
Buitenlandse brandstofkosten kunnen in mindering worden gebracht op de bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak. Dit moet echter voorafgaand aan de reis schriftelijk worden overeengekomen met de werkgever. Na de reis moet de werknemer betaalbewijzen overleggen, en het is belangrijk dat de aftrek niet leidt tot een negatieve bijtelling.
Een alternatieve optie is dat de werknemer de buitenlandse brandstofkosten declareert. In dit geval kan de werkgever deze kosten onbelast vergoeden als intermediaire kosten. Dit is vaak voordeliger voor de werknemer, omdat de bijtelling op het loon intact blijft. Het is wel van belang dat de werkgever premies voor werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet betaalt in deze situatie.
Declareren van buitenlandse kosten
Werknemers kunnen hun buitenlandse tankkosten declareren, wat hen in staat stelt om gemaakte kosten terug te vorderen. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn wanneer zij met een auto van de zaak op reis zijn en onderweg brandstof moeten tanken. Het is belangrijk dat werknemers kunnen aantonen dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, bijvoorbeeld door tankbonnen te bewaren.
Naast tankkosten kunnen ook tolwegen in het buitenland worden gedeclareerd. Dit geldt voor situaties waarin werknemers over tolwegen reizen, wat in sommige landen gebruikelijk is. De organisatie kan deze kosten vergoeden, wat een financieel voordeel biedt voor de werknemer.
Rol van werkgevers bij bijtelling
Werkgevers hebben een belangrijke verantwoordelijkheid als het gaat om de bijtelling van de auto van de zaak. Sinds de wijziging in de regelgeving is de werkgever verantwoordelijk voor het correct verwerken van de bijtelling in de salarisadministratie. Dit betekent dat als een werknemer meer dan 500 kilometer privé rijdt, de werkgever moet zorgen voor de juiste bijtelling in de loonaangifte. Als de werkgever dit niet doet, kan hij een naheffingsaanslag loonbelasting krijgen.
Om te voorkomen dat de bijtelling ten onrechte niet wordt verwerkt, kan de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik’ aanvragen. Het is echter cruciaal dat de werkgever deze verklaring goed bewaart en controleert. Als blijkt dat de werknemer meer dan 500 kilometer privé rijdt, moet de verklaring worden ingetrokken en moet de bijtelling weer worden verwerkt. Dit kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor de werkgever.
Meer weten? Bel, mail of chat gerust voor een afspraak.
