Sinds thuiswerken voor veel organisaties een vast onderdeel van het werk is geworden, krijgen werkgevers steeds vaker vragen over vergoedingen voor thuiswerkende medewerkers. Denk aan kosten voor energie, internet of een goede bureaustoel. Daarbij spelen vooral vragen rondom de thuiswerkvergoeding en de werkkostenregeling (WKR) een belangrijke rol.
Voor werkgevers en salarisadministraties is het belangrijk dat deze vergoedingen fiscaal correct worden verwerkt. Zo voorkom je dat thuiswerkvergoedingen onbedoeld belast worden of onnodig ten koste gaan van de vrije ruimte binnen de WKR. Ook is het belangrijk om te weten welke vergoedingen voor thuiswerken onbelast mogen worden verstrekt en welke kosten onder de werkkostenregeling vallen.
In dit artikel zetten we op een rij welke thuiswerkvergoedingen onder de WKR vallen, welke kosten je onbelast mag vergoeden bij thuiswerken en hoe je deze correct verwerkt in de salarisadministratie.
Waarom thuiswerkvergoedingen aandacht vragen
Wanneer medewerkers vanuit huis werken, maken zij kosten die normaal gesproken op kantoor worden gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan:
- energie en verwarming
- internetgebruik
- kantoorbenodigdheden
- meubilair voor een ergonomische werkplek
Werkgevers kiezen er vaak voor om deze kosten (deels) te vergoeden. Daarbij is het belangrijk dat duidelijk is welke vergoedingen onbelast kunnen worden verstrekt en welke onder de WKR vallen.
Onbelaste thuiswerkvergoedingen
Een aantal thuiswerkvergoedingen mag onbelast worden verstrekt. Deze vallen onder een gerichte vrijstelling of hebben een specifieke fiscale regeling.
Thuiswerkvergoeding
Werkgevers mogen een vaste thuiswerkvergoeding geven voor extra kosten zoals energie, water en internet.
Voor 2026 bedraagt deze vergoeding maximaal €2,45 per thuiswerkdag.
Deze vergoeding kan onbelast worden verstrekt, zolang een werknemer die dag daadwerkelijk thuiswerkt.
Noodzakelijke arbeidsmiddelen
Arbeidsmiddelen die noodzakelijk zijn voor het werk mogen eveneens onbelast worden vergoed of ter beschikking worden gesteld. Voorbeelden zijn:
- laptop of computer
- beeldscherm
- toetsenbord en muis
- ergonomische bureaustoel
Voorwaarde is dat deze middelen noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk.
Kantoorbenodigdheden
Ook kleine kantoorartikelen die nodig zijn om te werken mogen onbelast worden vergoed, zoals:
- papier
- pennen
- printkosten
Vergoedingen die onder de WKR vallen
Niet alle kosten rondom thuiswerken vallen onder een gerichte vrijstelling. Sommige vergoedingen moeten worden aangewezen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Voorbeelden hiervan zijn:
- extra schoonmaakkosten in huis
- luxere meubels die niet strikt noodzakelijk zijn voor het werk
- software of abonnementen die ook privé gebruikt kunnen worden
Deze kosten gaan ten laste van de vrije ruimte binnen de WKR. Wordt deze ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Praktische aandachtspunten voor werkgevers
Om problemen bij de loonadministratie te voorkomen, is het verstandig om duidelijke afspraken te maken over thuiswerkvergoedingen.
Let daarbij onder andere op:
- leg vast welke vergoedingen worden verstrekt
- bepaal of een vergoeding onder een gerichte vrijstelling valt
- controleer of kosten binnen de vrije ruimte passen
- houd gedurende het jaar zicht op de beschikbare WKR-ruimte
Door deze zaken goed te organiseren, voorkom je verrassingen bij de jaarafsluiting.
Heldere afspraken voorkomen fiscale problemen
Thuiswerken blijft voor veel organisaties een blijvend onderdeel van de werkweek. Een duidelijk beleid rondom vergoedingen helpt om medewerkers te ondersteunen en tegelijkertijd te voldoen aan de fiscale regels.
Voor werkgevers en salarisadministraties betekent dit vooral: duidelijke afspraken, correcte verwerking en goed inzicht in de werkkostenregeling.
