Veel werkgevers gaan ervan uit dat vakantiedagen automatisch vervallen wanneer een werknemer ze niet op tijd opneemt. In de praktijk ligt dat genuanceerder. Wettelijke vakantiedagen vervallen alleen als de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft gehad om vakantie op te nemen én hierover tijdig en duidelijk is geïnformeerd.
Voor werkgevers betekent dit dat zij een duidelijke zorg- en informatieplicht hebben. Doen zij dat niet, dan kunnen openstaande vakantiedagen mogelijk niet vervallen en moet een werkgever deze alsnog uitbetalen.
In dit artikel leggen we uit wanneer vakantiedagen vervallen, wat het verschil is tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen en welke verplichtingen werkgevers hebben.
Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?
Werknemers bouwen elk jaar wettelijke vakantiedagen op. Het wettelijke minimum bedraagt vier keer het aantal uren dat een werknemer per week werkt (artikel 7:634 BW).
Voorbeeld
Een werknemer die 25 uur per week werkt, bouwt per jaar 100 vakantie-uren op. Dat staat gelijk aan vier weken vakantie.
Wettelijke vakantiedagen vervallen volgens de wet zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd (artikel 7:640a BW).
Dat betekent bijvoorbeeld:
- vakantiedagen opgebouwd in 2025
- vervallen in principe op 1 juli 2026
Dit verval geldt echter alleen als de werknemer redelijkerwijs in staat is geweest om de vakantiedagen op te nemen.
Wanneer vervallen vakantiedagen niet?
De Europese rechtspraak heeft duidelijk gemaakt dat vakantiedagen niet zomaar mogen vervallen. Werkgevers moeten werknemers actief informeren en daadwerkelijk in staat stellen om vakantie op te nemen.
Volgens het Hof van Justitie van de Europese Unie moet een werkgever:
- werknemers precies en tijdig informeren over hun openstaande vakantiedagen
- duidelijk maken tot wanneer de dagen moeten worden opgenomen
- werknemers erop wijzen dat de dagen vervallen als ze niet worden gebruikt
Als een werkgever dit niet kan aantonen, kan hij zich niet beroepen op het vervallen van vakantiedagen.
De bewijslast ligt hierbij bij de werkgever.
Bovenwettelijke vakantiedagen
Naast de wettelijke vakantiedagen kunnen werknemers ook bovenwettelijke vakantiedagen hebben. Dit zijn extra vakantiedagen die bijvoorbeeld zijn vastgelegd in een cao of arbeidsovereenkomst.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt meestal een verjaringstermijn van vijf jaar (artikel 7:642 BW).
Toch blijft ook hier belangrijk dat werknemers daadwerkelijk de mogelijkheid hebben gehad om hun vakantie op te nemen. Ook voor deze dagen speelt de zorgplicht van de werkgever dus een rol.
Zorgplicht en informatieplicht van werkgevers
Werkgevers hebben een actieve rol bij het beheer van vakantiedagen. Het is niet voldoende om alleen een saldo bij te houden in een systeem.
Een werkgever moet werknemers bijvoorbeeld informeren over:
- het aantal openstaande vakantiedagen
- de vervaldatum van wettelijke vakantiedagen
- de gevolgen wanneer deze dagen niet worden opgenomen
Deze informatie moet tijdig, duidelijk en bij voorkeur schriftelijk worden verstrekt.
In de praktijk gebeurt dit bijvoorbeeld via een HR-systeem, een e-mailbericht of een overzicht van het vakantiesaldo.
Rechtspraak: vakantiedagen kunnen duur uitpakken
De rechtspraak laat zien dat de informatieplicht van werkgevers serieus wordt genomen. In verschillende zaken is geoordeeld dat vakantiedagen niet vervallen wanneer de werkgever niet kan aantonen dat werknemers tijdig zijn geïnformeerd en de kans hebben gehad om vakantie op te nemen.
In zo’n situatie kunnen werknemers bij het einde van het dienstverband alsnog aanspraak maken op uitbetaling van openstaande vakantiedagen.
Vakantiedagen opnemen tijdens ziekte
Ook tijdens ziekte kan een werknemer vakantiedagen opnemen. Hiervoor moet de werknemer wel toestemming vragen aan de werkgever.
Belangrijk is dat tijdens vakantiedagen het volledige loon wordt doorbetaald, ook wanneer een werknemer tijdens ziekte normaal gesproken slechts een gedeeltelijke loonbetaling ontvangt.
Informeer werknemers op tijd
Voor werkgevers is het belangrijk om werknemers tijdig te informeren over hun vakantiesaldo en het mogelijke verval van wettelijke vakantiedagen.
Door werknemers actief te wijzen op hun openstaande vakantiedagen en hen daadwerkelijk de mogelijkheid te geven vakantie op te nemen, voorkom je discussies over vervallen of verjaren van vakantiedagen.
