Een bloemetje, een mok met het bedrijfslogo, een notitieboek of een pakket met leuke gadgets: steeds meer werkgevers geven nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag een welkomstpakket. Een mooi gebaar dat bijdraagt aan een positieve start. Maar hoe zit het fiscaal? Is een welkomstpakket belast loon of mag je dit onbelast verstrekken?
In deze blog leggen we uit hoe de Belastingdienst naar een welkomstpakket kijkt en waar je als werkgever rekening mee moet houden.
Wat is een welkomstpakketje?
Een welkomstpakket is een attentie die een werkgever aan een nieuwe medewerker geeft om hem of haar welkom te heten binnen de organisatie. De inhoud kan verschillen en bestaat bijvoorbeeld uit:
- een mok of waterfles met het bedrijfslogo;
- een notitieboek of agenda;
- een bloemetje;
- chocolade of andere lekkernijen;
- bedrijfskleding of merchandise;
- andere kleine cadeaus.
Een goed samengesteld welkomstpakket zorgt voor een positieve eerste indruk en draagt bij aan een prettige onboarding. Tegelijkertijd is het belangrijk om stil te staan bij de fiscale verwerking van deze verstrekking.
Is een welkomstpakket belast?
Ja, in principe wel.
Omdat een welkomstpakket wordt verstrekt vanwege de dienstbetrekking, wordt de waarde ervan in beginsel als loon aangemerkt. Dat betekent echter niet automatisch dat de medewerker hierover belasting moet betalen.
Als werkgever kun je ervoor kiezen het welkomstpakket aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de Werkkostenregeling (WKR). De waarde van het pakket komt dan ten laste van de vrije ruimte. Zolang je binnen de beschikbare vrije ruimte blijft, is hierover geen loonheffing verschuldigd.
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt.
Hoe werkt de Werkkostenregeling?
Met de Werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever een deel van de fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers.
Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte:
- 2,0% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom;
- 1,18% over het meerdere van de fiscale loonsom.
Personeelsgeschenken, zoals een welkomstpakket, kunnen binnen deze vrije ruimte worden ondergebracht wanneer je deze aanwijst als eindheffingsloon.
Let op: werkmiddelen kunnen onder een andere regeling vallen
Bestaat het welkomstpakket (gedeeltelijk) uit ter beschikking gestelde noodzakelijke werkmiddelen, zoals een laptop, mobiele telefoon, toegangspas of werkkleding die voldoet aan de fiscale voorwaarden? Dan kunnen hiervoor andere fiscale regels gelden, zoals een gerichte vrijstelling binnen de Werkkostenregeling.
Bevat het pakket daarnaast persoonlijke cadeaus of attenties, zoals een bloemetje, chocolade of een mok, dan vallen deze in beginsel onder de Werkkostenregeling.
Zorg voor een goede administratie
Kies je ervoor om een welkomstpakket aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de Werkkostenregeling? Zorg dan voor een correcte verwerking in de WKR-administratie.
Door de waarde van verstrekkingen gedurende het jaar bij te houden, behoud je inzicht in de beschikbare vrije ruimte en voorkom je onverwachte eindheffing aan het einde van het kalenderjaar. Een goede administratie helpt bovendien om bij een eventuele controle van de Belastingdienst aan te tonen hoe de verstrekkingen zijn verwerkt.
Conclusie
Een welkomstpakket is een mooie manier om nieuwe medewerkers zich direct welkom te laten voelen en draagt bij aan een positieve eerste indruk van jouw organisatie.
Fiscaal gezien wordt een welkomstpakket in beginsel als loon aangemerkt, omdat het wordt verstrekt vanwege de dienstbetrekking. Door het pakket aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de Werkkostenregeling kan het – zolang je binnen de beschikbare vrije ruimte blijft – onbelast worden verstrekt.
Twijfel je over de fiscale verwerking van een welkomstpakket of andere personeelsvoorzieningen? De specialisten van Fliandersz adviseren je graag, zodat je voldoet aan de actuele wet- en regelgeving én verrassingen achteraf voorkomt.
