Een werknemer wil privé een fiets leasen en wil hiervoor zijn keuzebudget inzetten. Hoe verwerk je dit in de salarisadministratie?
De werknemer blijft bij het leasen van een fiets eigenaar van de fiets. Verwerk je dit hetzelfde als wanneer de werknemer een fiets zou kopen? Of moet je nog iets met de bijtelling doen in de salarisadministratie?
Als sprake is van terbeschikkingstelling van een fiets aan de werknemer (fiets blijft in eigendom van de werkgever), moet je een bijtelling van 7 procent op jaarbasis in aanmerking nemen.
Bij het vergoeden of verstrekken van een fiets (fiets is dan in eigendom van de werknemer), moet je de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde verlonen of bruteren op de loonstrook. De werkgever kan dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon en onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling brengen.
Vergoeden en verstrekken
Als de werknemer een fiets leaset in privé, dus hij sluit zelf het contract af, is dit hetzelfde als het vergoeden of verstrekken van de fiets.
Bij het vergoeden en verstrekken van de fiets aan de werknemer kan je de cafetariaregeling toepassen als deze voldoet aan de voorwaarden voor uitruil. De aanschafkosten wijs je dan aan als eindheffingsloon en breng je onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Aanschaf fiets
Een werknemer koopt een elektrische fiets van € 1.500. Je zet € 1.500 van het brutoloon van de werknemer om in een vergoeding voor de aanschaf van de fiets. Deze aanschafkosten wijs je aan als
eindheffingsloon. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, betaal je daarover geen belasting. Bij een belastingtarief van 37,35 procent heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 560.
Het is ook mogelijk – en fiscaal gunstig – om de werknemer een renteloze lening te verstrekken voor de aanschaf van de fiets. In dat geval wordt het rentevoordeel op nihil gewaardeerd. Zie paragraaf 4.15.1 Cafetariaregeling en de fiets van het Handboek Loonheffingen 2021.
Renteloze lening
De werkgever verstrekt de werknemer een renteloze lening van € 1.500 om een fiets te kopen. De werknemer krijgt van de werkgever daarnaast een vergoeding van € 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer. De woon-werkafstand van de werknemer is 4 kilometer. Per werkdag krijgt hij dus een vergoeding van € 1,20. De werknemer zet deze vergoeding in voor aflossing van de lening.
Als de werknemer 20 dagen per maand werkt, krijgt hij maandelijks een vergoeding van € 24. De werknemer heeft de lening van € 1.500 dan na ongeveer 5 jaar terugbetaald.
De aanschaf van de fiets gaat niet ten koste van de vrije ruimte omdat sprake is van een lening aan de werknemer die hij moet terugbetalen. De terugbetaling van de lening gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte omdat de werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometervergoeding). Voor het rentevoordeel geldt een nihilwaardering.
Meer informatie vind je in paragraaf 23.7 Fietsen en paragraaf 4.15 Cafetariaregeling van het Handboek Loonheffingen 2021.
Bron: https://www.salarisvanmorgen.nl/2021/05/27/fiets-leasen-wkr-en-salarisadministratie-hoe-zit-het/
