Wat zijn de gevolgen voor de vaste reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding bij opname ouderschapsverlof? De kennisgroep Belastingdienst heeft daar een standpunt over gepubliceerd.
Betaald ouderschapsverlof (voor een periode van 9 weken) is met ingang van 2 augustus 2022 een wettelijk recht. Een aantal werknemers van een werkgever wil gebruik maken van deze regeling. De werknemers ontvangen een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding.
Het ouderschapsverlof kan worden opgenomen in:
- 9 aaneensluitende weken;
- meerdere vaste delen, bijvoorbeeld in 3 x 3 weken;
- deeltijd, bijvoorbeeld 1 dag per week gedurende een heel jaar;
- 6 aaneensluitende weken en vervolgens 1 dag per week gedurende 1 maand cursus.
Vraag. Wat zijn de gevolgen voor de vaste reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding in de 4 bovenstaande situaties?
Een werknemer reist niet meer ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden als hij meer dan 2 maanden niet naar de vaste plaats van werkzaamheden reist. Deze beoordeling vindt per aanleiding plaats en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is er sprake van een nieuwe aanleiding.
Een werknemer reist niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden als hij meer dan 2 maanden niet naar de vaste plaats van werkzaamheden gaat reizen.
Aanleiding overstijgt kalenderjaar: nieuwe aanleiding
De beoordeling of een werknemer reist naar een vaste plaats van werkzaamheden vindt plaats per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Aanleidingen zoals verlof, cursus en ziekte worden niet bij elkaar opgeteld en zijn uiteraard afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding. De kennisgroep kiest hiervoor omdat de werkgever de 128-dagenregeling ook per kalenderjaar moet toepassen.
Situatie 1: 9 aaneensluitende weken ouderschapsverlof
Voorbeeld:
Een werknemer werkt 5 dagen per week, 52 weken per jaar (260 werkdagen) en neemt 9 aaneengesloten weken (45 dagen) ouderschapsverlof op. De ingangsdatum van het verlof is 1 december 2022. De werknemer geeft dit van te voren door aan de werkgever.
Reist de werknemer bij 9 aaneensluitende weken ouderschapsverlof nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?
Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 4 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.
Voor het jaar 2023 reist de werknemer ook ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 5 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023.
Niet meer ‘in de regel’
Als de ingangsdatum van het verlof bijvoorbeeld 1 juli zou zijn geweest, reist de werknemer niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt dan 9 weken ouderschapsverlof op in 2022. De werkgever moet het aantal reis- en thuiswerkdagen van de werknemer tijdens het verlof op 0/5 stellen.
Situatie 2: 3 keer 3 weken ouderschapsverlof
Voorbeeld:
Een werknemer werkt 52 weken per jaar (260 dagen) en neemt 9 weken (45 dagen) ouderschapsverlof op. De werknemer geeft van te voren door aan de werkgever dat hij het ouderschapsverlof verspreid over 3 keer 3 weken wil opnemen. De werknemer neemt 3 weken ouderschapsverlof op vanaf 1 december 2022, 3 weken vanaf 1 januari 2023 en 3 weken vanaf 1 juli 2023.
Reist de werknemer bij 3 keer 3 weken ouderschapsverlof nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?
Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 3 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.
Voor het jaar 2023 reist de werknemer ook ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 6 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023. Ondanks dat het ouderschapsverlof verspreid wordt opgenomen, ziet de kennisgroep dit als één aanleiding.
Nieuwe aanleiding
Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is het een nieuwe aanleiding. Dit betekent dat als de werknemer (in een andere situatie) vanaf 1 januari 3 weken ouderschapsverlof en vanaf 1 juli 6 weken ouderschapsverlof zou opnemen (in totaal 9 weken in 2023), dit één aanleiding is. Dit leidt dan wel tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023.
Situatie 3: 1 dag per week gedurende 1 jaar ouderschapsverlof
Voorbeeld:
Een werknemer werkt 52 weken per jaar (260 dagen). Hij werkt 3 dagen per week op kantoor en 2 dagen per week thuis. De werknemer neemt 1 dag per week ouderschapsverlof op voor de periode van 1 jaar (52 dagen). De werknemer geeft dit van te voren door aan de werkgever. Hij werkt vervolgens vanaf december 2022 2 dagen per week op kantoor en 2 dagen per week thuis.
Reist de werknemer bij 1 dag per week (gedurende 1 jaar) ouderschapsverlof nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?
Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 4 weken 1 dag per week ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.
Aanpassing vaste reiskostenvergoeding
Voor het jaar 2023 reist de werknemer niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 48 weken 1 dag per week ouderschapsverlof op. Dit leidt tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023.
De grondslag voor de vaste reiskostenvergoeding moet met ingang van 1 januari 2023 2023 worden aangepast naar 2/5 (was voorheen 3/5). De grondslag voor de vaste thuiswerkkostenvergoeding blijft 2/5.
Situatie 4: 6 aaneensluitende weken en vervolgens 1 dag per week gedurende 1 maand cursus
Voorbeeld:
Een werknemer werkt 52 weken per jaar (260 dagen) en neemt in 2022 6 weken (30 dagen) aaneengesloten ouderschapsverlof op. De werknemer geeft dit van te voren door aan de werkgever. Direct na het ouderschapverlof volgt de werknemer een cursus van 1 dag per week gedurende 1 maand (4 dagen). Dit is in het jaar 2022.
Reist de werknemer bij 6 weken aaneengesloten ouderschapsverlof en 1 dag per week gedurende 1 maand cursus nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?
Geen aanpassing reis- en thuiswerkkostenvergoeding
Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 6 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.
De afwezigheid vanwege de cursus is een nieuwe aanleiding (beide aanleidingen telt de werkgever niet bij elkaar op). De werknemer is 4 weken 1 dag per week op cursus. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.
KG:204:2022:28 Reiskosten- en thuiswerkvergoeding bij ouderschapsverlof
